Pour demander votre dossier médical, envoyez à l’établissement ou au professionnel de santé une lettre écrite précisant votre identité, les documents souhaités et le mode de consultation ou de transmission choisi. Joignez une copie d’un justificatif d’identité et adressez la demande au service compétent, souvent le service des relations avec les usagers ou le secrétariat médical.
Le modèle de lettre à adapter
Vous pouvez reprendre le modèle ci-dessous et remplacer les éléments entre crochets. Décrivez suffisamment votre demande pour aider l’établissement à identifier les pièces recherchées, sans réclamer des documents dont vous n’avez pas besoin. Si vous souhaitez le dossier relatif à une prise en charge précise, indiquez le service concerné et la période approximative, lorsque vous les connaissez.
[Nom et prénom]
[Adresse]
[Téléphone ou adresse électronique, facultatif]
À l’attention du service chargé des demandes de dossiers médicaux
[Nom de l’établissement ou du professionnel]
[Adresse]
Objet : demande de communication de mon dossier médical
Madame, Monsieur,
Je vous demande la communication des informations et documents composant mon dossier médical concernant ma prise en charge au sein de [nom du service ou de l’établissement], notamment pour la période [préciser, si connue].
Je souhaite recevoir ces documents [par consultation sur place / par envoi de copies à l’adresse indiquée / selon la modalité sécurisée que vous proposez]. Si le dossier est volumineux ou si certaines pièces nécessitent une précision, je vous remercie de m’indiquer les modalités pratiques de consultation ou de transmission.
Vous trouverez ci-joint une copie de mon justificatif d’identité. Je reste disponible pour fournir toute information utile à l’identification de mon dossier.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
[Signature]
Les mentions à faire figurer pour identifier la demande
La lettre doit permettre de vérifier que vous êtes bien la personne concernée et de retrouver votre dossier sans confusion. Indiquez vos nom et prénom tels qu’ils apparaissent dans les documents de soins, ainsi que votre date de naissance. Si vous avez utilisé un autre nom, par exemple un nom de naissance différent du nom actuel, précisez-le. Ajoutez vos coordonnées pour que le service puisse vous demander un complément ou vous informer des modalités pratiques.
Identifiez clairement le destinataire : adressez le courrier à l’établissement où vous avez été pris en charge, au professionnel libéral concerné ou au service qui conserve les documents. Dans un hôpital ou une clinique, le service des relations avec les usagers, les archives médicales ou le secrétariat peut orienter la demande. En cas de doute, contactez l’accueil pour obtenir le nom du service et l’adresse postale ou électronique à utiliser.
Précisez enfin ce que vous demandez : l’ensemble des éléments accessibles de votre dossier ou des documents ciblés, comme un compte rendu opératoire, des résultats d’examens ou une lettre de sortie. Une demande ciblée est utile si vous recherchez une pièce particulière ; une formulation plus large convient si vous souhaitez consulter l’ensemble des informations relatives à une prise en charge.
Choisir le mode de communication
Vous pouvez demander à consulter les documents sur place ou à en recevoir des copies, selon les modalités proposées par le détenteur du dossier. Pour une transmission, indiquez l’adresse à laquelle les copies peuvent être envoyées ou demandez comment elles seront communiquées de manière sécurisée. Évitez d’inscrire des informations médicales sensibles dans l’objet d’un courriel ordinaire et vérifiez que vous utilisez bien le canal indiqué par l’établissement.
La consultation sur place peut être pratique lorsque vous souhaitez parcourir le dossier avec l’aide d’un professionnel. L’envoi de copies est préférable si vous devez conserver les documents ou les transmettre à un autre praticien. Dans les deux cas, formulez votre choix dans la lettre. Si vous êtes flexible, vous pouvez demander au service de vous proposer la modalité adaptée à la taille du dossier et à ses procédures.
Les justificatifs à joindre
Pour une demande concernant votre propre dossier, joignez une copie d’un justificatif d’identité comportant votre nom et, si possible, une photographie. Le service peut demander des éléments complémentaires si l’identité déclarée ne correspond pas exactement aux données enregistrées ou si plusieurs dossiers peuvent être concernés. N’envoyez pas d’originaux : ils ne sont généralement pas nécessaires pour instruire la demande.
Si une autre personne agit pour vous, la lettre doit aussi permettre de vérifier son habilitation à recevoir les informations. Selon la situation, l’établissement pourra demander un mandat signé et les justificatifs d’identité nécessaires. Avant d’envoyer des documents sensibles, vérifiez auprès du service la liste précise des pièces acceptées et les précautions de transmission à respecter.
| Situation | Éléments à prévoir | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Vous demandez votre propre dossier | Lettre signée et copie d’un justificatif d’identité | Indiquez les noms utilisés lors de la prise en charge |
| Vous agissez avec un mandat | Lettre, mandat et justificatifs demandés par le service | Vérifiez les conditions de représentation avant l’envoi |
| Vous ne connaissez pas le service détenteur | Lettre adressée à l’établissement ou au professionnel concerné | Demandez à l’accueil de vous orienter vers le bon destinataire |
À qui adresser et comment envoyer la lettre
Adressez votre demande à la structure qui a réalisé ou organisé les soins et qui détient les documents : établissement de santé, centre de soins ou professionnel libéral. Pour une prise en charge hospitalière, le service des archives médicales ou les relations avec les usagers est souvent le bon point de départ. Pour des soins réalisés en cabinet, adressez-vous directement au professionnel concerné ou à son secrétariat.
Vous pouvez envoyer la lettre par courrier postal ou utiliser le formulaire ou l’adresse électronique sécurisée proposés par la structure. Un envoi permettant de conserver une preuve de dépôt peut être utile si vous souhaitez garder une trace de votre démarche. Conservez une copie de la lettre, des pièces jointes et de tout accusé de réception. Si vous téléphonez d’abord, notez le nom du service contacté et les instructions reçues, puis confirmez la demande par écrit.
Formuler une demande précise sans compliquer le traitement
Une lettre efficace reste sobre : elle explique qui demande les documents, de quelle prise en charge il s’agit et sous quelle forme les informations sont souhaitées. Évitez les formulations ambiguës comme « je veux tout mon dossier » sans mentionner l’établissement ou le service concerné. Si vous avez été pris en charge à plusieurs endroits, envoyez une demande distincte à chaque détenteur, car un établissement ne possède pas nécessairement les pièces conservées par un autre.
Vous n’avez pas besoin de justifier le motif de votre demande dans la lettre. Vous pouvez toutefois mentionner le contexte si cela aide à retrouver une période ou un épisode de soins, par exemple une hospitalisation dans un service donné. Ne joignez pas de détails médicaux sans utilité pour identifier le dossier. Une demande courte, complète et lisible facilite le travail de vérification et limite les échanges nécessaires avant la recherche des documents.
Que faire si le service demande une précision
Si l’établissement ne retrouve pas immédiatement le dossier ou vous demande un complément, répondez en reprenant la référence de votre demande et en ajoutant uniquement les informations nécessaires : autre nom utilisé, service, lieu de soins ou période approximative. Vérifiez également que votre justificatif d’identité est lisible et que l’adresse de transmission est complète. Si vous avez envoyé votre demande au mauvais service, demandez à qui la transmettre plutôt que de recommencer sans explication.
Gardez une trace de vos échanges écrits et des documents envoyés. En cas de difficulté persistante, contactez le service des relations avec les usagers ou le secrétariat de la structure afin de clarifier le point bloquant et les modalités de communication possibles. Cette démarche reste centrée sur l’identification du dossier et le traitement de votre demande.
FAQ
Faut-il expliquer pourquoi je demande mon dossier médical ?
Non. Vous pouvez demander l’accès à votre dossier sans exposer votre motif. Dans la lettre, concentrez-vous sur votre identité, la prise en charge concernée et le mode de communication souhaité.
Dois-je envoyer une lettre recommandée ?
Ce n’est pas systématiquement nécessaire. Vous pouvez utiliser le canal indiqué par l’établissement. Un envoi avec preuve de dépôt peut toutefois vous permettre de conserver une trace de la transmission.
Que faut-il écrire si je veux seulement un compte rendu précis ?
Nommez le document recherché, indiquez le service ou la prise en charge concernée et donnez une période approximative si vous la connaissez. Cela aide le destinataire à identifier la pièce sans traiter une demande plus large que nécessaire.
Puis-je envoyer ma demande par courriel ?
Oui, si l’établissement accepte ce mode de transmission. Utilisez de préférence son formulaire ou son canal sécurisé et joignez les justificatifs selon les consignes communiquées par le service.